𝑺𝒂𝒍𝒂𝒎 𝑷𝒆𝒓𝒔𝒂𝒕𝒖𝒂𝒏 "𝑷𝒓𝒂𝒌𝒆𝒓𝒕𝒉𝒊 𝑵𝒂𝒅𝒊"

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi mewujudkan tata kelola pemerintah yang berbasis elektronik pada Pemerintah Kabupaten  Karangasem, telah dikembangkan aplikasi e-surat dan tanda tangan elektronik, yang bertujuan untuk mewujudkan pemerintah yang efektif dan efisien sehingga dokumen yang dihasilkan dapat tersimpan pada sistem aplikasi  dan tidak lagi adanya penumpukan dokumen yang dihasilkan dan tidak memerlukan ruang yang banyak sehingga dokumen arsip surat telah tersimpan dan aman pada sistem aplikasi e-surat.

Hal ini juga berdasarkan pada Perpres 95 tahun 2018, bahwa salah satu indikator dalam penilaian Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) adalah adanya tata kelola administrasi pemerintahan yang mencakup 4 domain yaitu : Kebijakan, Tata Keloa, Manajemen dan Layanan, yang masing-masing memiliki bobot sesuai yang diatur dalam Perpres tersebut.

Belum optimalnya implementasi pelaksanaan aplikasi  e-surat di perangkat daerah, mewajibkan Diskominfo melaksanakan evaluasi pelaksanaan sistem e-surat. Kegiatan evaluasi yang dilaksanakan pada Senin(10/4/23) di Aula Diskominfo ini, dibuka oleh Plt Kadis Kominfo, I Komang Agus  Sukasena, didampingi Kabid Aplikasi dan Informatika, Gede Sastraadi Wiguna. Peserta kegiatan terdiri  dari admin e-surat di masing-masing perangkat daerah di Kabupaten Karangasem.

“Dengan adanya aplikasi e surat akan mempermudah dalam melakukan pelaksanaan tugas sehari hari karena kita bekerja berproses secara sistem, baik dalam mengoreksi surat, mendisposisi surat dan penandatanganan dokumen secara elektronik,” kata Komang Agus Sukasena, saat membuka kegiatan evaluasi.

Tujuan Pengelolaan e-surat ini adalah menciptakan sinergi antar Perangkat Daerah dalam penyelenggaraan e-surat, mengoptimalkan penyelenggaraan e-surat dalam pelayanan publik secara menyeluruh, mendorong terjadinya tata kelola informasi dan distribusi surat menyurat yang cepat, tepat dan akurat dengan memanfaatkan teknologi informasi, sehingga pelaksanaannya lebih efektif dan efisien, serta proses pengarsipan dokumen e-surat sehingga mempermudah proses pencarian dokumen.

Dalam pelaksanaannya ditemukan beberapa kendala, diantaranya belum sepenuhnya OPD mengimplementasikan sistem e-surat seperti disposisi surat, surat masuk diluar OPD/masyarakat/instansi vertikal lainnya, belum update data/ identitas user, dan belum optimalnya ASN melakukan pengecekan akun masing-masing pada aplikasi e-surat.

Dengan evaluasi ini diharapkan agar pengelolaan e-surat benar-benar berperan untuk mempercepat penyampaian informasi surat menyurat. Nantinya agar semua surat masuk diinput ke aplikasi e-surat, disposisi surat juga dilaksanakan pada aplikasi e-surat, dan update ke sistem android. (Ayu/Diskominfo)